Referenzprojekte: Soziale Einrichtungen

S-01: Prozessanalyse und Redesign

Analyse der Kerngeschäftsprozesse eines Diakonischen Werkes mit den Aufgabenschwerpunkten Stationäre Altenhilfe (Alten-/ Pflegeheime) und ambulante Pflege (Sozialstationen) sowie die Bewertung der eingesetzten IT – Unterstützungswerkzeuge (Software), um sowohl qualitative als auch kostenreduzierende Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Aufbauend auf den Ist-Prozessen wurden zukünftige Soll-Prozesse definiert, die auch im anstehenden Auswahlprozess für eine integrierte Unternehmenssoftware berücksichtigt wurden.

S-02: Softwareauswahlprozess

Auswahl und Bewertung einer integrierten Unternehmenssoftware für ein Diakonisches Werk zur Unterstützung folgender Kernprozesse:

• Finanz- und Anlagenbuchhaltung
• Controlling inklusive Berichtswesen
• Leistungsabrechnungen der Pflegeeinrichtungen (Stationäre Altenhilfe und Ambulante Pflege)
• Pflegedokumentation inklusive Pflegeplanung und Pflegevisite
• Personaleinsatzplanung und Dienstplanung
• Tourenplanung
• Mobile Datenerfassung durch die Pflegekräfte in der ambulanten Pflege

Neben der Auswahl einer integrierten Unternehmenssoftware war es erforderlich, eine adäquate Infrastruktur bestehend aus Netzwerktopologie, Servern, Personal Computern und Druckern zu definieren, um die ausgewählte Software optimal nutzen zu können.

Durch das Beratungsteam wurden die abschließenden Vertragsverhandlungen vorbereitet und durchgeführt.

S-03: Softwareauswahlprozess und Aufbauorganisation

Erstellung eines Lastenheftes zur Auswahl einer integrierten Finanz- und Controllingsoftware unter Berücksichtigung der in den unterschiedlichen Leistungsbereichen (Stationäre und ambulante Pflege, Rettungsdienst, Jugendhilfe, etc.) eingesetzten Spezialprogramme, z.B. zur Leistungsabrechnung, und deren zukünftige Anbindng an die Finanz- und Controllingsysteme für einen der größten deutschen Wohlfahrtsverbände: 1 Landesverband, 5 Bezirksverbände und 73 kreisverbände.

Redesign der Kerngeschäftsprozesse in den Finanz- und Controllingbereichen auf der Grundlage einer zukünftig im Einsatz befindlichen integrierten Finanz- und Controllingsoftware. Damit einhergehend die Erarbeitung eines Vorschlages für eine den zukünftigen Anforderungen gerecht werdende Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Abschätzung der daraus zu erwartenden, resultierenden Rationalisierungspotenziale und deren Quantifizierung.

Durchführung eines strukturierten Softwareauswahlprozesses unter aktiver Einbindung aller von der Einführung betroffenen Organisationseinheiten.

Planung einer regionalen Pilotimplementierung der im Auswahlprozess als geeignete Software identifizierten Finanz- und Controlling Software.

S-04: Führungsstrukturen und Aufbauorganisation

Durchführung einer Ist-Analyse der Führungsstrukturen und der Aufbauorganisation einer großen  Lebenshilfe für Behinderte e.V. Organisation und Aufzeigen der Schwächen und Maßnahmen zu deren Beseitigung.

Entwicklung einer Soll-Aufbauorganisation unter Berücksichtigung der Vereinsstruktur der Lebenshilfeorganisation. Durch eine aufbauorganisatorische Trennung der thematischen Schwerpunkte in die Geschäfts- und Fachbereiche Zentrale Dienste, Wohnen, Werkstätten und Schulen konnte eine stärkere Fokussierung auf das jeweilige Geschäftsfeld mit klar definierten Aufgaben, Kompetenzbereichen und Führungsstrukturen erreicht werden ohne dabei die integrativen und ganzheitlichen Betreuungsaspekte gegenüber den Menschen mit Behinderung aus dem Auge zu verlieren.

Parallel zu den Veränderungsprozessen in der Aufbau- und Ablauforganisation wurde eine Projektorganisation aufgebaut, die strategische Fragestellungen für die Lebenshilfeorganisation konzeptionell ausarbeitet, die anschließend dem Vorstand als Diskussions- und Beschlussvorlagen dienen.

Die Implementierung der vorgeschlagenen Maßnahmen sowie ein bedarfsgerechtes Coaching der ehrenamtlichen Vorstände aber auch ausgewählter Führungskräfte erfolgte projektbegleitend.